Smysluplné porady a společné rozhodování

Ztráta času zvaná brainstorming

Největší překážkou ve zlepšování procesů ve firmě je špatná komunikace. Jednotliví lidé mají často dobré myšlenky, ale neumí je sdílet s ostatními, navzájem si nerozumí a nedokáží se dohodnou na společném cíli a způsobu, jak k němu jít. Drtivá většina porad jsou taková povídání, při kterých všichni doufají, že nakonec dopadnou dobře. Jenže nedopadnou, pouze roste zklamaní a frustrace. Správná diskuze musí ctít určitá pravidla a musí být někým řízená. Pojďme se podívat, co se dá udělat pro to, aby byly vaše diskuze užitečnější.

 

moderator

 

Když se v jakékoliv agilní firmě zeptám, zda-li dělají retrospektivy, dostanu jednotnou odpověď: „ano“. Stejně jednotnou odpověď dostávám na otázku „Jakou formou děláte retrospektivy?“. Odpověď zní: „takový společný brainstorming“.

Nechci být odpůrcem brainstormingu. Je to technika, která za určitých okolností přináší kýžený výsledek. Bohužel, má také mnoho nevýhod a rozhodně to není to univerzální a ani jediný nástroj k vedení diskuze. Největší problém ale je, že většina takzvaných brainstormingů je pouze nikým neřízené, chaotické dohadování několika, většinou názorově výraznějších, členů týmu. Často chybí jakýkoliv závěr takové diskuze a lidé z těchto porad odcházejí s pocitem ztráty času.

Jsou zde dva zásadní problémy:

  1. Brainstorming je technikou podporující divergentní myšlení, to znamená, pomáhá nám vytvářet více pohledů, nápadů a názorů na určitou věc. To je ale pouze podmnožina toho, co se musí při dobré diskuzi odehrát.
  2. Diskuzi reálně nikdo neřídí. Nikdo jí nedává osnovu. Nikdo nedbá na rovnoměrnou participaci všech zůčastněných.

 

Od problému ke společnému řešení

Většina lidí ma zafixovanou představu o tom, jak by měla probíhat spravná diskuze, která dospěje k použitelnému závěru. Graficky to lze vyjádřit zhruba následovně:

 

think-model-nerealisticka-predstava

 

Každé kolečko představuje myšlenku a šipky výtvářejí linii myšlenek jednoho účastníka diskuze. Z diagramu vidíme, že se lidé potkávají se svýmy názory ve stejných okamžicích, navzájem se ovlivňují, vše plyne hladce a na konci dojdou k dobrému společnému rozhodnutí. To by bylo krásné, ale není tomu tak. Následující obrazek popisuje daleko realističtější model:

 

think-model-realny

 

Na začátku lidé přicházejí s přímočarými a jednoduchými nápady, s postupujícím časem se spektrum nápadů rozšiřuje a záhy některé myšlenky kompletně opustí diskutované téma. Toto je divergentní myšlení. Cílem divergentního myšlení je generovat další a další myšlenky, nápady, názory a perspektivy, tedy probírané téma činit komplexnějším. Jak již bylo zmíněno, brainstorning je nástrojem divergentního myšlení.

V běžné diskuzi je očekáváno, že během práce v divergentním módu myšlení vznikne dobré řešení spontáně, tak nějak samo o sobě. To se může stát, ale stavá se to málokdy. Pravděpodobněji dojde k následujícím situacím.

Řešení nevznikne:

think-model-zasek

 

Je vybráno „nějaké“ řešení, které se může zdát logické. Je to ale řešení vytvořené jedním člověkem a ostatní s ním pouze souhlasí. Případně o něm hlasují, protože už jsou diskuzí unaveni a chtějí své trápení ukončit. Poměrně často je vybráno řešení, které měl někdo připravené už před diskuzí – nadřízený nebo ten, kdo diskuzi svolal. Smyslem takové diskuze pak bývá  pouze potřeba mít svoji myšlenku potvrzenou a schválenou týmem:

 

 

think-model-spatne

 

Takové řešení má řadu problémů. Jelikož je založeno na myšlence konkrétního člověka, není to rozhodnutí celého týmu. Zodpovědnost za jeho realizaci a výsledek se automaticky přidělí jeho autorovi. Ostatní se s ním neidentifikují a obvykle jsou při práci, která z něj vyplývá pasivní. Všechny vzniklé problémy jdou za jeho autorem: „to je Karlův nápad, jdi za ním. Já to tak nechtěl…“

Jak již bylo řečeno, většina diskuzí probíhá pouze v divergentním módu. Výsledky diskuzí jsou špatné a lidé ze špatného výsledku navzájem viní další jednotlivce v týmu. Tak to ale není.  Skutečnost, že je potřeba opustit divergentní myšlení a začít se pohybovat systematicky směrem ke konkrétnímu cíli – pracovat v módu konvergentního myšlení – jim není známá.

Aby vzniklo dobré řešení na jehož vytvoření se všichni podílí a se kterým souhlasí, je potřeba v určitý okamžik diskuze přejít z divergentního módu myšlení do konvergentního. 

 

think-model-0

 

V konvergentním myšlení se místo na rozšiřování probíraného tématu naopak soustředíme na zužování možností za účelem definování jednoho jasného cíle – konečného rozhodnutí.

 

think-model-1

 

Zde jsou rozdíly mezi divergentním a konvergentním myšlením:

Divergentní myšlení Konvergentní myšlení
Generují se seznamy nápadů Myšlenky se kategorizují
Dává se prostor volně plynoucí diskuzi Nápady se sjednodují do klíčových bodů
Podporuje se vytváření různých pohledů na věc, různých perspektiv Vytváří se společná dohoda / souhlas
Potlačuje se (zakazuje) odsuzování a hodnocení myšlenek Myšlenky se hodnotí a jsou podrobovány modelovým  situacím / testům

Je důležité zmínit, že divergentní myšlení není špatné. Pouze jeho smyslem není dojít ke společnému rozhodnutí.  Své neduhy má i konvergentní myšlení. Nejčastější z nich je, že do něho přejdeme příliš brzy, viz. následující obrázek

think-model-predcasne

 

Řešení vznikne, ale příliš brzy. Účastníci diskuze z mnoha důvodů přejdou do konvergetního myšlení krátce poté, co povrchně proberou pouze přímočaré a jednoduché aspekty probíraného tématu. Nasledně sestaví stejně přímočaré a jednoduché řešení.

Už jste někdy naplánovali nějaký projekt a pak jste v průběhu práce na něm neustále objevovali další a další věci, které v původním plánu nebyly zahrnuty? Právě jste si přečetli, proč se to stalo.

Lidé předčasně přecházejí do hledání řešení, protože práce v divergentním myšlení začne být v určitý okamžik náročná a nepříjemná. Začnou se množit názorové střety a off-topic myšlenky. Tomu se chtějí vyhnout. Nepříjemný pocit totiž vytváří dojem, že tak to nemá být a že je to špatné. Opak je pravdou.

Reálný model dobré diskuze vypadá následovně:

 

think-model-full

Mezi divergentní a konvergentní oblastí se nachází kolizní oblast. V kolizní oblasti dochází ke skutečnému objevování a tříbení myšlenek, které opustili přímočaré a zaběhlé názory / postupy. V okamžiku vstupu do kolizní oblasti už celý tým dosáhl vysoké úrovně společného pochopení tématu. Tým je v ten okamžik schopen vytvářet skutečně kvalifikované a out-of-the-box myšlenky.

Určitá míra konfliktů a nepříjemností odehrávajících se v kolizní oblasti je užitečná a nezbytná. Všichni diskutující si toho musí být vědomi a nesmí je považovat za problém.

Diagram nám také ukazuje, že při řešení jednoduchých problémů nemusíme do tohoto náročného kolostroje vstupovat. Jednoduché problémy jsou vyřešeny jednoduchými řešeními (tmavá část diagramu).

Myslíte si, že skupina diskutujících lidí si sama dokáže ohlídat spravné načasování přechodů z jedné časti diskuze do další? Myslíte si, že spolehlivě rozpoznají, zda-li řeší jednoduchý nebo složitý problém? Že se o postarají o bezpečný průchod kolizní oblastí? Vetšinou ne, potřebují moderátora, který se o tohle všechno a mnoho dalších aspektů debaty postará…

 

Moderovaná diskuze

Úkolem moderátora je bezpečně vést účastníky diskuze od jejího začátku až do úspěšného a smyslupného konce. Moderátor nevstupuje svými názory do obsahu diskuze, naopak stará se o její strukturu a formu a stejně tak o zapojení, komfort a bezpečí všech zúčastněných.

 

ENIMAGE1296480485779

 

Dobrý moderátor zajistí následující 4 důležité apekty dobré diskuze:

Zapojení všech účastníků

Problémem většiny lidí, kteří diskutují ve skupině, je jejich vlastní autocenzura. Ta jim brání říkat věci, které si skutečně myslí. Hlavním důvodem je skutečnost, že ve všech diskuzích přiliš často zaznívají odmítavá a nepřátelská prohlášení typu:

 

„To už jsme dávno probrali“

„Nedělej to složitější, než to je“

„Na to nemáme čas. To nebudem probírat“

„Co tohle má společného s tím, co tady řešíme“

„Nemožný, to nebude fungovat“

 

Tato prohlášení zabraňují lidem říkat, co si myslí. Zároveň je nabádají k tomu, aby říkali pouze to, co si někdo přeje slyšet, co je učesané, jasné a nekonfliktní. Hodně lidí proto svůj názor často neřekne, zvláště pokud ho nemají do detailu promyšlený. Nakonec, kdo by se chtěl dobrovolně stát terčem kritiky? Občas místo autocenzury tyto věty naopak vyprovokují hádku.

Moderátor diskuze tomuto problému rozumí a pomáhá skupině ho překonávat. Dává všem lidem bezpečný prostor se výjádřit, umlčuje kritická prohlášení, ale zároveň hlídá, zda-li diskuze skutečně neodbíhá od tématu. Moderátor vytváří bezpečný prostor, ve kterém mohou všichni vyjádřit svůj názor bez obavy, že budou ihned kritizováni.

Během takto moderovaných diskuzí se lidé velmi rychle naučí vyjadřovat, co si myslí a zároveň pochopí nesmyslnost předčasného zavrhování všeho, co není přesně podle jejich představ. Zapojením všech účastníků roste kvalita obsahu diskuze. Každá myšlenka, ikdyž je nepromyšlená a založená spíše na pocitu než na vědomosti, může zásadním způsobem ovlivnit následný vývoj diskuze – ostatní jí mohou rozvíjet a reagovat na ni.

 

Podpora společného porozumění

Skupina diskutujících nemůže nikdy dojít k dobrým závěrům, pokud si lidé navzájem nerozumí. Slovem porozumění zde myslím skutečné chápání všeho, o čem se hovoří. To není jednoduché (více ve článku Proč si nerozumíme). V poslouchání a chápání ostatních nám většinou brání naše vlastní zafixované názory. Na probírané téma vetšinou už nějaký svůj názor máme a místo toho, abychom ostatní skutečně poslouchali, zachycujeme pouze klíčová slova, která nás v našem názoru utvrzují nebo jednoduše čekáme, až druhý dokončí svou řeč a pak zopakujeme svůj názor bez ohledu na to, co bylo právě řečeno.

Moderátor diskuze si je vědom toho, že pokud lidé nedocílí určitého stupně porozumění, jinými slovy nebudou se během diskuze zabývat stejnou věcí, nemohou dojít k žádným dobrým rozhodnutím. Moderátor také ví, že nedorozumění způsobuje konflikty a dodatečné vysvětlovávání všeho – tedy práce v kolizní oblastu –  je velmi náročné a vyčerpávající. Vzpomínám si na své první moderované diskuze, jejich účastníci mi říkali, že z nich odchází úplně vyčerpaní. Postupem času jsme se naučili dosáhnout stejné efektivity s menším vypětím sil.

Úkolem moderátora je tedy skupinu těchto útrap zbavit. Je to on, kdo parafrázuje nebo opakuje věty, které někdo pronesl a dává tím všem větší možnost význam slov pochopit. V případě potřeby žádá jiné účastníky, aby svými slovy popsali, jak určité prohlášení chápou. Moderátor také neustále sleduje všechny účastníky a pokud má pocit, že se někdo tématu nerozumí nebo přestal být aktivní, zapojí ho diskuze a zajistí přísun potřebných informací. Sleduje řeč těla jednotlivců a když vidí náznak, že by někdo chtěl mluvit, ale nečiní tak, opatrně ho k tomu vyzvě. Pro lepší napojení všech na probírané téma zachytává informace vhodnou formou na flipchartu nebo na tabuli.

 

Hledání společných řešení

Zažité vzorce nás nutí vidět svět jednoduše: „Buď je něco přesně podle mě nebo je to špatně“. Díky tomu se nám skupina diskutujících snadno rozdělí na jednotlivce snažící se prosadit svůj vlastní (rozuměj nejlepší) názor. Obvykle pomocí kritiky všech ostatních názorů. Téměr vždy v takové situaci vznikne i skupinka mlčících přihlížejících, kteří se kritiky bojí a názorovému střetu se raději vyhnout. Pokud celé skupina k nějakému názoru nakonec dospěje, je to často na základě hlasování o některém z individuálních názorů. Síla skupiny je tak úplně minimalizovaná.

Společná řešení jsou naopak skutečným výsledkem práce celé skupiny a všichni účastníci s takovým řešením souhlasí. Ideálně v nich nejsou žádné kompromisy. Jsou výsledkem společné práce, společného přemýšlení, společného a vzájemného pochopení. Společná řešení jsou vytvořena postupnou syntézou a konsolidací nápadů nebo vznikem neotřelého originálního nápadu jako produktu společného pochopení a dobrého konvergentního myšlení.

Úkolem moderátora je rozpoznat, kdy se lidé snaží pouze protlačit své vlastní nápady nebo zájmy. Motivuje skupinu k neotřelému „out-of-the-box“ přemýšlení. Pokud jsou řešení příliš komplikovaná, pomáhá skupině pátrat po jednodušších nebo vypíchnout základ řešeného problému. Pomáhá myšlenky kategorizovat a sjednocovat. Vytváří modelové situace.

Moderátor také sleduje, zda-li nejsou řešení příliš obecná a vágní. Zda jsou skutečně udělatelná, zda si za ně někdo bere zodpovědnost, zda je jasné, kdy a jak se udělají. A samozřejmě, že jim všichni skutečně rozumí a ví, co mají dělat.

Co jsou dobrá řešení? Jsou to konkrétní akce a konkrétní změny, které lze udělat a budou jasně viditelné, případně měřitelné. Mohou to například být:

  • jasně popsané projekty s jasně určeným časem, kdy se na nich začne pracovat a co mají doručit, například User story.
  • experimenty, které se někdo pokusí udělat, aby ověřil nějakou hypotézu, například: „Marian a Dominik to příští týden zkusí naimplementovat v Mojolicio.us a pak nám sdělí svoje poznatky“
  • Nová pravidla pro fungování týmu, například: „Od pondělí budeme všichni chodit do práce před 10:00, protože chceme, aby jsme byli dobře připraveni na daily standups v 10:15“
  • úkoly pro konkrétní lidi. „Martin zavolá holanďanům a zjistí, se kterými bankami budeme v následujícím roce spolupracovat“

Vyhněte se nekonkrétním závěrům typu: „Bylo by dobrý, aby se na to někdo podíval“. Nefunguje to. Nikdo se na to nikdy nepodívá.

 

Společná odpovědnost

Opakem společné odpovědnosti za něco je spoléhání na autority a delegování odpovědnosti na ně. V současné společnosti to děláme pořád, policie nás ochrání, zastupitelstvo se postará o příjemný život ve městě a televize se nám postará o radost ze života. Odpovědnost za něco je delegovaná na odborníky a my se stáváme pasivním článkem. Tenhle vzorec si přenášíme do práce a potažmo všech do diskuzí a rozhodnutí, která se tam dělají. To je problém, který opět redukuje možnosti jakéhokoliv týmu. V Softwarové sebevraždě jsem psal o společnosti Sinking ship. Pokud tam něco skutečně nefugovalo, tak to byla společná odpovědnost za cokoliv. Veškerá odpovědnost byla vždy delegována na nadřízené. (COO se ve finále zhroutil a byl hospitalizován).

Stejně tak, pokud probíhá diskuze a účastní se jí nějaký odborník nebo nadřízený, spousta účastníků přejde do pasivity. Nechává odborníky a nadřízené přemýšlet. To oni přeci musí vědět a to oni přeci mají zodpovědnost. Ostýchají vyjádřit své názory, protože se bojí kritiky a nechtějí upozornit na své neznalosti. Problém je v tom, že skupina tak přijde o jejich hodnotný pohled na věc, myšlenku, názor, nápad. I kdyby byla myšlenka neúplná nebo špatná, je vstupem k volné asociaci všech ostatních.

Zásadním úkolem moderátora je pracovat s týmem tak, aby se učil přijímat společnou zodpovědnost za týmová rozhodnutí. Je to těžké, ale je to naprosto zásadní. Naštěstí postupné dodržování všech výše zmíněných pravidel: zapojení všech účastníků, společné porozumění, a hledání společných řešení, společnou zodpovědnost ve finále přinese samo. Moderátor svou prací smazává rozdíly mezi nadřízenými a podrřízenými, odborníky a junior zaměstnanci. Je si vědom toho, že názorová diversita je užitečná a divergentním myšlení ji podporujuje. V konvergentí oblasti naopak využívá odborníků a nadřízených k validaci myšlenek.

 

Skvělé, ale my moderátora nemáme

Myslím, že každý, kdo se dočetl až sem, chápe smysl role moderátora a to, že jeho přítomnost má opravdu zásadní dopad na průběh a výsledek jakékoliv důležité debaty. Jenže… co když moderátora nemáte a nikdo vám ho nedá nebo nezaplatí.

Máte scrummastery a nebo dokonce scrummasteři jste. Ujměte se té role. Úkolem scrummastera je odstraňovat překážky, které leží týmu v cestě. Špatné porady, retrospektivy, plánování, grooming, diskuze jsou tím největším balvanem na cestě k jakémukoliv zlepšování.

Pokud nejste agilní tým a tím pádem u vás neexistuje role scrum mastera, zkuste najít ve svém okolí vhodného člověka nebo se toho chopte sami. Na základě svých zkušeností vám říkám, že je to důležitější než spousta jiných věcí, které možná řešíte.

Pokud vstoupíte do role moderátora, vzdáváte se možnosti ovliňovat obsah diskuze, přispívat svýmy názory. Buďte si toho vědomí a nezneužívejte své pozice. Pokud to není možné, explicitně všem oznamujte, kdy vyjadřujete svůj názor jako účastník diskuze a kdy se vracíte do role moderátora. Například:

„OK, teď do toho musím vstoupit, protože jsem se toho projektu také účastnil a tohle se mi nelíbilo. Mluvím za sebe jako za programátora. Když jsem viděl, jak Karel … bla bla… to je vše. Teď se vracím do role moderátora“.

Toto je to možné, ale zkuste to minimalizovat. Roli moderátora může při každé diskuzi zastávat někdo jiný a tak bude mít každý prostor se k většině témat vyjádřit. Předávání role moderátora výrazným způsobem zvyšuje kompetentnost všech diskutujících.

 

Jak začít?

Zamyslete se nad významem všeho, co zde bylo napsáno. Podívejte se po vhodné literatuře. Zkuste předstoupit před tým a navrhněte mu, že se pokusíte diskuzi moderovat. Vyberte si alespoň některé z pravidel zde zmíněných a pokuste se ho dodržovat. Po diskuzi si promluvte s týmem o tom, jak vám to šlo. Co fungovalo, co ne. Poučte se z toho, vzdělávejte se, a nenechte se odradit dílčími neúspěchy.

Když budete mít dotazy nebo budete chtít poradit, klidně mě kontaktuje. Pokud by byl zájem, můžu zkusit uspořádat seminář s ukázkovou diskuzí a seznámením s moderátorskými technikami – jen mi dejte vědět (komentář, twitter, facebook, mail).

Moderátor se musí dobře orientovat, jak v principech práce s lidmi, tak i v konkrétních technikách. Pro začátek doporučuji následující knihy:

 

Facilitator’s Guide to Participatory Decision-Making (Jossey-Bass Business & Management Series)

Skvělá kniha poskytující vše ohledně moderování diskuzí. Od teorie až po konkrétní moderátorské techniky, pravidla vedení volné diskuze, práci s flipchartem a modelové situace. Doporučuji.

Visual Meetings: How Graphics, Sticky Notes and Idea Mapping Can Transform Group Productivity

V této knize najdete vše, co potřebujete vědět v okamžiku, kdy stojíte před flipchartem nebo tabulí. Obsahuje konkrétní techniky, postupy, ukázky.

Agile Retrospectives: Making Good Teams Great

Toto je praktická kuchařka nabízející konkrétní techniky, které může moderátor využít ve všech fázích diskuze – od zahájení, přes divergentní, konvergentní myšlení, až ke konkrétním rozhdnutím. Pokud jste praktik, začněte s touto knihou. Primárně se soustředí na retrospektivy, ale poskytne dobrý základ pro jakékoliv diskuze.

What Every BODY is Saying: An Ex-FBI Agent’s Guide to Speed-Reading People

Moderátor diskuze musí být schopen číst, co se v lidech odehrává i z neverbálních komunikačních kanálů. Toto je jedna z nejlepších knih o řeči těla. Pouze je nutné zmínit, že některé věci jsou specifické anglicky mluvícím národům.

* odkazy na knihy obsahují moje affiliate ID, to znamená, že z každé prodané knihy dostanu část peněz. Peníze používám na financování provozu http://www.think-forth.com

Advertisements

One thought on “Smysluplné porady a společné rozhodování

  1. Jiří Kruliš napsal:

    S mnohými myšlenkami a doporučeními souhlasím. Nikoliv však s názorem, že „brainstorning je nástrojem divergentního myšlení“. Divergentní diskuse se jen jeho první fází. Pokud nenásleduje fáze konvergentní, vůbec se nejedná o brainstorming.

Zanechat Odpověď

Vyplňte detaily níže nebo klikněte na ikonu pro přihlášení:

WordPress.com Logo

Komentujete pomocí vašeho WordPress.com účtu. Odhlásit / Změnit )

Twitter picture

Komentujete pomocí vašeho Twitter účtu. Odhlásit / Změnit )

Facebook photo

Komentujete pomocí vašeho Facebook účtu. Odhlásit / Změnit )

Google+ photo

Komentujete pomocí vašeho Google+ účtu. Odhlásit / Změnit )

Připojování k %s

%d bloggers like this: